Foi uma sessão em tudo diferente das que, no último ano e meio, caraterizaram a forma de funcionamento do 'Programa Talentum' que, organizado pela CEFAMOL, aborda o papel da Pessoa nas Organizações. O auditório da Associação, onde decorreram as anteriores sessões, foi trocado pelo espaço virtual e foi a partir das suas casas ou empresas que as três dezenas de participantes acompanharam o dinamizador 'residente', Artur Ferraz, da International Business Consulting (IBC), a desenvolver o tema 'As novas reuniões: saber preparar e desenvolver reuniões à distância', na ação que decorreu no dia 15 de abril.

Um tema que está, afinal, na ordem do dia, num momento em que se alterou, repentinamente, o conceito de trabalho como muitos o conheciam. Hoje, lembrou o orador, grande número de profissionais trabalha a partir de casa, lidando por vezes com dúvidas e incertezas sobre a melhor forma de o fazer.

Esta situação é, afinal, o extremar de um conjunto de características que vinham marcando o mundo: a volatilidade, a incerteza, a complexidade e a ambiguidade (VUCA, em inglês). "Temos de reconhecer o momento de exceção que vivemos com a pandemia do coronavírus, que provoca quase diariamente alterações e mudanças transversais a todas as áreas da Humanidade; e temos de ponderar se estamos preparados para trabalhar nesta nova forma", sublinhou, lembrando que "toda a organização do trabalho mudou, bem como as relações formais e informais entre as pessoas".

E toda esta mudança gerou "uma dose de dispersão". As empresas estavam organizadas de determinada forma e, a partir de agora, "têm de ser pensadas de maneira diferente". Com este distanciamento físico entre as pessoas, "o que acontece às equipas?", questionou-se. Para as manter coesas e motivadas "é preciso que se mantenham as reuniões, enquanto ferramenta de trabalho". Elas são, afinal, "um meio para focar as equipas" e permitem "estruturar tarefas e projetos".

No atual contexto, frisou Artur Ferraz, é imperativo que os líderes das equipas se foquem, no sentido de diminuir a ansiedade dos seus colaboradores, seja em relação ao futuro incerto caracterizado pela evolução da pandemia, seja pelo facto de não estarem habituados a trabalhar em ambiente de crise e, para mais, fora da sua zona de conforto (a nível laboral) que é a empresa. "Se não há uma ligação com a empresa, as pessoas sentem-se inseguras", afirmou, defendendo que, por isso, é tão importante a realização de reuniões.

Na gestão da crise é fundamental "cuidar das pessoas". Ou seja, esclarecê-las em relação às suas dúvidas, orientá-las na organização do trabalho que, como referiu uma das participantes na sessão, "é hoje mais informal do que antes, uma vez que o espaço laboral (em casa) é partilhado e até interrompido, muitas vezes, pela presença dos filhos".

Agregar equipas

"É necessário explicar de forma clara às pessoas quais são as prioridades porque elas mudaram e muitos dos colaboradores não sabem o que fazer", destacando-se que "as reuniões permitem alinhar a comunicação". São, também, "uma ferramenta para exercer a liderança à distância" e têm "um efeito agregador das equipas desde que convenientemente conduzidas".

Foi referido que, independentemente da distância, com as ferramentas (plataformas) online que existem, é possível criar formas de comunicar e estabelecer normas eficazes de trabalhar. Tudo deve ser estruturado, bem dirigido, com regras claras e organizado.

"Para alcançar resultados temos de estar com a mente liberta desta névoa que é a pandemia", salientou o dinamizador da sessão. Reforçou que esta afeta o mundo inteiro e, por isso, tem impacto direto nos negócios. Exemplificando com o caso da área comercial, considerou que, ainda que possam não conseguir vender, os profissionais podem contactar os seus clientes para, simplesmente, "saber como estão a passar por todo este processo e, com isso, conseguir, até, reforçar relações que podem vir a ser frutuosas quando a situação se alterar".

Carlos Seabra, da Simoldes, um dos participantes na sessão, partilhou com os demais a experiência do grupo empresarial, contando que mais de 120 pessoas estão a trabalhar a partir de casa, entre as quais "toda a equipa comercial". "Com esta forma de trabalhar, as coisas têm estado a funcionar bem", afirmou.

Tempos diferentes, temas diferentes

Manuel Oliveira, secretário-geral da CEFAMOL, lembrou que a alteração de figurino das sessões se impunha, face às diferenças que se instalaram na forma de trabalhar das organizações, fruto dos "tempos diferentes" que se vivem devido à pandemia de Covid-19 e que, enfatizou, se espera que não se prolonguem por muito mais tempo. Para além do figurino, destacou o responsável, também os temas das sessões foram pensados e alterados de forma a responder às que são, atualmente, as principais dúvidas e questões que esta nova forma de trabalhar coloca junto de muitos profissionais.

Lembrou ainda que, para além das sessões mensais de sensibilização, o programa 'Talentum' contempla a dinamização de um Grupo de Trabalho (criado o ano passado e que integra especialistas e profissionais do sector na área de recursos humanos) e ações nas empresas.

Atendendo ao grande interesse que suscitou junto da indústria, esta sessão dedicada ao tema 'saber preparar e desenvolver reuniões à distância' terá uma segunda edição, no próximo dia 22 de abril, no mesmo horário (das 17 às 18 horas) e no mesmo formato (online). As inscrições podem ser efetuadas no website da CEFAMOL.